Fragen und Antworten zu Apothekensoftware, KI und Filialverbund
Kurze, belastbare Antworten zu Apotheken-Betriebssystem, Integration in die bestehende Warenwirtschaft, KI im Apothekenalltag, Filialverbund-Steuerung, pDL-Abrechnung, Datenschutz und Start.
Grundlagen: Apotheken-Betriebssystem
Was ist Align Health?
Align Health ist ein cloud-natives Apotheken-Betriebssystem für inhabergeführte Vor-Ort- und Filialapotheken. Es bündelt Terminmanagement, digitale Anamnese, zentrale Patientenakte, pDL-Management, KI-Dokumentation, KI Voice-Agent und Recall in einer Plattform.
Plattform ansehenWas ist ein Apotheken-Betriebssystem?
Ein Apotheken-Betriebssystem bündelt die patientennahen Prozesse einer Apotheke – Termine, Anamnese, Patientenakte, pDL-Dokumentation, Telefonie und Recall – in einem cloud-basierten System. Es ersetzt die Warenwirtschaft nicht, sondern liegt als Service-Layer darüber.
Zum LeitfadenWas bedeutet cloud-native bei Apothekensoftware?
Cloud-native heißt, dass die Software von Grund auf für den Betrieb im Web entwickelt wurde: Nutzung im Browser, laufende Updates ohne Wartungsfenster, eine gemeinsame Datenbasis über alle Filialen und offene Schnittstellen statt lokaler Serverinstallationen.
Mehr dazuWas ist ein Service-Layer?
Der Service-Layer ist die Softwareebene über der Warenwirtschaft. Er bündelt alle Prozesse, die sich direkt an Patient:innen richten: Termine, Anamnese, Akte, pDL, Kommunikation und Auswertung.
Vergleich lesenFür welche Apotheken ist Align Health gedacht?
Für inhabergeführte Vor-Ort-Apotheken und Filialverbünde aus Hauptapotheke und bis zu drei Filialen, die Termine, pharmazeutische Dienstleistungen und Patientenbetreuung ausbauen wollen.
Wie sieht die Apotheke der Zukunft aus?
Sie arbeitet mit planbaren Terminen, abrechenbaren pharmazeutischen Dienstleistungen und kontinuierlicher Betreuung statt ausschließlich mit Laufkundschaft. Softwareseitig setzt das eine zentrale Patientenakte und einen gemeinsamen Kalender über alle Standorte voraus.
Artikel lesenWarenwirtschaft, Integration & Umstieg
Ersetzt Align Health meine Warenwirtschaft?
Nein. Lager, Kasse, Preisgestaltung und Abrechnung bleiben in Ihrer bestehenden Warenwirtschaft. Align Health liegt als Service-Layer darüber und übernimmt die patientennahen Prozesse.
Funktioniert Align Health mit meinem bestehenden System?
Ja. Align Health ist als ergänzende Ebene ausgelegt und arbeitet parallel zur vorhandenen Warenwirtschaft und Kasse. Ein Wechsel des Hauptsystems ist nicht erforderlich.
Muss ich für die Digitalisierung meine Warenwirtschaft wechseln?
Nein. Der Wechsel der Warenwirtschaft ist das teuerste und risikoreichste IT-Projekt einer Apotheke. Patientennahe Prozesse lassen sich unabhängig davon auf einer eigenen Ebene modernisieren.
Softwarewechsel-LeitfadenWie lange dauert die Einführung?
In der Praxis zwei bis vier Wochen je Standort. Der größte Anteil entfällt auf die Vereinheitlichung von Termintypen, Leistungen und Zuständigkeiten, nicht auf die Technik.
Welche Vorbereitung ist nötig?
Einheitliche Benennung von Leistungen und Termintypen, ein Rollenmodell je Standort und benannte Verantwortliche für Termine, pDL-Freigabe und Abrechnung.
Was passiert mit meinen bestehenden Daten?
Bestehende Daten in Warenwirtschaft und Kasse bleiben unverändert dort. Im Service-Layer werden Patienten-, Termin- und Dokumentationsdaten neu und strukturiert aufgebaut.
KI in der Apotheke
Was macht der KI Voice-Agent?
Der KI Voice-Agent nimmt eingehende Anrufe an, beantwortet Standardfragen zu Öffnungszeiten, Verfügbarkeit und Botendienststatus, bucht Termine direkt in den gemeinsamen Kalender und übergibt alle übrigen Anliegen strukturiert an das Team.
Voice-Agent ansehenWas ist ein KI-Scribe?
Ein KI-Scribe transkribiert Beratungsgespräche und überführt sie strukturiert in einen Dokumentationsentwurf. Die fachliche Prüfung und Freigabe bleibt beim approbierten Personal.
KI-DokumentationTrifft die KI pharmazeutische Entscheidungen?
Nein. KI übernimmt Kommunikation, Strukturierung und Vorbereitung. Bewertung, Beratung und Freigabe liegen ausschließlich beim pharmazeutischen Personal.
Welche Prozesse lassen sich in der Apotheke automatisieren?
Standardanrufe, Terminvergabe und Erinnerungen, die Anamnese vor dem Termin, Dokumentationsentwürfe, Recall-Kampagnen und die Vorbereitung der pDL-Abrechnung.
Übersicht AutomatisierungErsetzt KI Personal in der Apotheke?
Nein. Sie verschiebt Zeit von administrativen Unterbrechungen zurück in die Beratung. Die Aufgabenverteilung im Team verändert sich, der Personalbedarf bleibt.
Wie gut erkennt der Voice-Agent Dialekt und Nebengeräusche?
Der Agent ist auf deutsche Alltagssprache am Telefon ausgelegt. Bei Unklarheit fragt er nach oder übergibt an das Team, statt zu raten – Eskalation ist der Standardfall, nicht die Ausnahme.
Filialverbund & Standorte
Wie steuert man einen Filialverbund zentral?
Über einheitliche Stammdaten, ein gemeinsames Rollenmodell, eine filialübergreifende Patientenakte und ein Cockpit mit wenigen, klar definierten Kennzahlen je Standort.
Anleitung lesenWie viele Filialen darf eine Apotheke betreiben?
Nach dem Apothekengesetz darf eine Apothekerin oder ein Apotheker neben der Hauptapotheke bis zu drei Filialapotheken betreiben.
Wie funktionieren Einkauf und Warenaustausch im Verbund?
Bestellregeln und Konditionen werden zentral in der Warenwirtschaft hinterlegt; Umlagerungen zwischen Standorten folgen einer festen Regel und werden beim Versand gebucht.
Anleitung VerbundKönnen Termine zwischen Filialen verschoben werden?
Ja. Ein gemeinsamer Kalender über alle Standorte erlaubt Umbuchungen, Vertretungen und die Auslastungssteuerung zwischen Haupt- und Filialapotheken.
Sehen alle Filialen dieselben Patientendaten?
Der Zugriff wird über Rollen und Standortrechte gesteuert. Freigegeben wird nur für die an der Versorgung beteiligten Standorte; jeder Zugriff wird protokolliert.
Welche Kennzahlen gehören ins Cockpit?
Terminauslastung, Anrufannahmequote, pDL-Abschlüsse und deren Abrechnungsstatus, Recall-Rücklauf und No-Show-Quote. Vier bis sechs Kennzahlen reichen aus.
Cockpit einrichtenpDL, Termine & Abrechnung
Was sind pharmazeutische Dienstleistungen (pDL)?
pDL sind vom pharmazeutischen Personal erbrachte, abrechenbare Leistungen wie erweiterte Medikationsberatung, Blutdruckmessung bei Bluthochdruck, Inhalativa-Einweisung oder pharmazeutische Betreuung bei oraler Antitumortherapie.
pDL-ManagementWie werden pDL wirtschaftlich abgerechnet?
Entscheidend ist die lückenlose Kette aus Ansprache, Termin, Durchführung, Dokumentation, Freigabe und Einreichung. Nicht dokumentierte Leistungen sind nicht abrechenbar.
Rechenbeispiel ansehenWarum brauchen Apotheken Terminbuchung?
Termine machen Beratungsleistungen planbar, reduzieren Wartezeiten und ermöglichen Vorbereitung durch digitale Anamnese. Sie sind die Voraussetzung dafür, pDL im Alltag zuverlässig zu erbringen.
TerminmanagementWie werden No-Shows reduziert?
Durch automatische Bestätigungen und Erinnerungen über den vom Patienten gewählten Kanal sowie durch einfache Umbuchung statt Absage.
Können Patient:innen Leistungen direkt bezahlen?
Ja. Selbstzahlerleistungen lassen sich bei der Terminbuchung oder im Anschluss digital abwickeln, inklusive Beleg.
Anamnese & ZahlungDatenschutz, Sicherheit & Betrieb
Ist der Einsatz von KI in der Apotheke DSGVO-konform?
Ja, wenn Rechtsgrundlage und Einwilligung dokumentiert sind, die Verarbeitung in Deutschland oder der EU stattfindet, ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht und Löschfristen technisch durchgesetzt werden.
Datenschutz-LeitfadenWo werden die Daten gespeichert?
In Rechenzentren in Deutschland beziehungsweise der EU, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Rollen- und Standortrechten sowie definierten Löschfristen.
Wer hat Zugriff auf Patientendaten?
Nur berechtigte Rollen der an der Versorgung beteiligten Standorte. Zugriffe werden protokolliert und sind für die Inhaberebene nachvollziehbar.
Was passiert bei Internetausfall?
Warenwirtschaft und Kasse laufen unabhängig weiter, da sie lokal betrieben werden. Für den Service-Layer stehen Telefonie-Weiterleitung und nachträgliche Dokumentation zur Verfügung.
Werden Aufnahmen von Beratungsgesprächen gespeichert?
Die Verarbeitung erfolgt zweckgebunden und einwilligungsbasiert. Nach der Erstellung und Freigabe der Dokumentation werden Audiodaten gemäß Löschkonzept entfernt.
Preise, Vertrag & Start
Was kostet Align Health?
Align Health ist in drei Paketen verfügbar – Starter, Pro und Enterprise – gestaffelt nach Standorten und Funktionsumfang. Die aktuellen Konditionen finden Sie auf der Startseite im Abschnitt Preise.
Preise ansehenGibt es eine Mindestlaufzeit?
Die Konditionen richten sich nach dem gewählten Paket und der Anzahl der Standorte. Details klären wir im Gespräch anhand Ihres Verbunds.
Kann ich Align Health zuerst in einer Filiale testen?
Ja. Der übliche Weg ist der Start in einem Standort, meist der Hauptapotheke, und der anschließende Rollout auf die Filialen.
Wie starte ich?
Über eine Demo: Wir schauen uns Ihre Prozesse an, priorisieren den größten Hebel – in der Regel die Telefonie – und legen den Rollout-Plan je Standort fest.
Frage nicht dabei?
Wir beantworten Ihre Fragen im Demo-Gespräch anhand Ihrer Prozesse und Ihres Filialverbunds.
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